BAB 6
Variasi Dokumen Pengolah Kata
Tabel,grafik,gambar dan diagram adalah komponen pelengkap
yang terkadang dibutuhkan pada saat pembuatan dokumen untuk memperjelas atau
memberikan keterangan pada pembahasan yang kita buat.
A.Menyisipkan Tabel
1.Membuat Tabel Baru
Untuk menambah tabel ke dalam dokumen word
langkah-langkahnya :
a. Klik tab Insert
lalu klik ikon Table pada grup Tables,
b. Lalu sorot
banyaknya kolom dan baris yang akan disisipkan,
c. Apabila kolom
dan baris pada tabel yang disisipkan dalam jumlah banyak,maka setelah menekan
ikon Table dilanjutkan dengan menekan Insert Table yang akan menampilkan kotak
dialog Insert Table,
1) Pada number of
columns,tentukan banyak kolom yang akan disisipkan,
2) Pada number of
rows,tentukan banyak baris yang akan disisipkan.
d. Tabel baru akan
ditambahkan pada dokumen.Untuk menambahkan style pada table klik tab menu
Design,kemudian klik style pada ribbon Table Style.
2.Menyisipkan Baris atau Kolom Baru
Apabila dalam tabel yang telah dibuat terdapat kekuranagn
baris atau kolom, maka kita dapat menyisipkan kolom atau baris baru.
a. Sorot kolom/baris
pada tabel yang akan disisipkan dengan
kolom atau baris baru,
b. Pada Table
Tools,klik tab Layout.Pada grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan
berikut :
1) Insert Above :
untuk menyisipkan baris baru di atas baris yang disorot,
2) Insert Below :
untuk menyisipkan baris baru di bawah baris yang disorot,
3) Insert Left :
untuk Mmnyisipkan tabel, baris, sel, dan kolom kiri,
4) Insert Right :
untukmenyisipkan tabel, baris, sel, dan kolom kanan.
3.Menghapus Sel,Baris,Kolom atau Table
Apabila dalam tabel yang akan kita buat ada kelebihan
sel,baris atau kolom,maka kita bisa menghapus sel,kolom,atau baris itu,juag
bisa langsung menghapus seluruh tabel yang ada dengan cara :
a. Sorot kolom atau
baris yang akan dibuang,
b. Pada Table
Tools,klik tab Layout.Pada gtup Rows & Columns,klik perintah Delete dapat
memilih pilihan berikut :
1) Delete Cells
untuk menghapus sel yang ditempati insertion point.
2) Delete Columns
untuk menghapus kolom yang tersorot.
3) Delete Rows untuk
menghapus baris yang tersorot.
4) Delete Table untuk
menghapus tabel yang tersorot.
3.Merubah Perataan Teks pada Setiap Sel
Teks yang kita masukkan ke dalam tabel dapat dirubah
perataannya dengan menggunakan aligment pada tab Home,di grup paragraph namaun
itu hanya untuk perataan horizontal saja.Kita juga dapat menggunakan perataan
tersebut sekaligusmemposisikan teks berada di bagian atas sel,bagian tengah sel
ataupun bagian bawah sel.Langkah-langkahnya :
a. Sorot beberapa
sel yang akan dirubah perataan/posisinya,
b. Pada Table Tools
di tab Layout dan grup Alligment,kita dapat memilih dengan menekan salah satu
bentuk perataan atau posisi dengan keinginan kita.
Untuk mengatur orientasi/arah teks pada tabel
langkah-langkahnya :
a. Sorot teks pada
tabel yang akan dirubah orientasinya,
b. Pada Table Tools
di tab Layout dan grup Alligment,kita dapat menekan perintah Text Direction dan
lakukan beberapa kali sehingga arah teks sesuai dengan keinginan kita.
4.Menggabungkan Sel
Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi
satu,langkah-langkahnya :
a. Sorot beberapa
sel yang akan digabung,
b. Klik perintah
Merge Cells pada Table Tools,di tab Layout dan grup Merge.
5.Mengatur Lebar Baris atau Kolom
Untuk mengatur ukuran baris atau kolom,langkah-langkahnya :
a. Sorot baris atau
kolom yang akan diubah ukurannya,
b. Klik tab
Layout,pengaturan lebar baris dan kolom terdapat pada ribbon Cell Size.
B.Menyisipkan Grafik
Dalam membuat naskah kadang-kadang diperlukan grafik untuk
menggambarkan kondisi tertentu,misalnya grafik hasil penjualan.Berikut ini akan
dijelaskan langkah-langkah dalam menyisipkan grafik.
a. Klik Tab
Insert,sehingga muncul ikon-ikon untuk pembuatan grafik,lali klik Chart,
b. Akan muncul Chart
Type yang berisi tipe-tipe grafik.Pilih salah satu dengan klik.
c. Akan muncul
tampilan grafik dan jendela Excel.Pada jendela Excel terdapat tabel yang
berhubungan dengan table.Ubah komponen pada tabel tersebut,
d. Setelah selesai
klik ikon pada Excel.Grafik pada dokumen Word telah berganti.
C.Menyisipkan Gambar
1.Menyisipkan ClipArt
ClipArt adalah gambar atau ilustrasi yang disediakan
Microsoft Word.Gambar-gambar ini dapat ditambahkan dalam teks sehingga
memperindah tampilan teks.Untuk menambahkan ClipArt,dapat melakukan
langkah-langkah berikut :
a. Klik menu Insert
kemudian klik ikon ClipArt.Sehingga muncul kotak dialog seperti gambar ClipArt,
b. Lakukan klik pada
kotak Organize clips.Sesaat kemudian,akan muncul kotak dialog “Collection List”
c. Pada kolom
Collection List,kita dapat memilih sumber ClipArt yang dapat diambil.Khusus
untuk mengambil ClipArt dalam Microsoft Office,lakukan klik ganda pada folder
Office Collection.Sesaat kemudian akan muncul folder-folder pilihan yang memuat
ClipArt.Lakukan klik pada salah satu folder,misalnya folder
Buildings.Selanjutnya akan muncul pilihan gambar-gambar yang dapat diambil.
2.Menyisipkan Gambar
Ilustrasi yang dapat ditambahkan ke dalam tidak terbatas
hanya ClipArt,gambar referensi lain dapat pula ditambahkan.Untuk menambahkan
gambar dalam teks,dapat melakukan langka-langkah berikut :
a. Letakkan kursor
di bagian dokumen yang diinginkan.Klik menu Insert,kemudian pilih
Picture.Lanjutkan dengan memilih From File.Selanjutnya akan muncul kotak dialog
Insert Picture,
b. Caliah letak
gambar yang diinginkan pada kotak Look in,
c. Klik nama file
gambar tersebut,
d. Klik Insert
sehingga gambar menyisip dalam dokumen.
D.Membuat Mail Merge
Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal.Namun dengan
berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007,pengguna akan sedikit
mengalami kesulitan.Pada Tutorial kali ini,kita akan membahas langkah-langkah
sederhana menggunakan Mail Merge pada Microsoft Word 2007 :
1. Tuliskan kata
'kepada' dan 'di' pada lembar kerja MS Word 2007,
2. Pilih menu
Mailing,
3. Pilih menu Start
Mail Merge,
4. Pilih menu Step
by Step Mail Merge Wizard,
5. Di sebelah kanan
akan muncul sub menu mail merge.Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam
surat.Setelah itu lanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah,
6. Pada step
ke-2,pilihlah Use The Current Document untuk menggunakan dokumen yang sedang
digunakan atau pada saat awal telah dibuat.Setelah itu dilanjutkan dengan
menekan tombol next yang ada di bawah,
7. Pilih Type a new
list membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam
surat.Lanjutkan dengan menekan menu Create,
8. Setelah muncul
menu New Addres List,pilih sub menu Customize Addres List.Sub menu ini
digunakan jika hendak mengganti judul data yang akan dimasukkan,
9. Pada sub menu
tersebut telah terdapat daftar judul data.Untuk menghapusnya tekan menu Delete,
10. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai kainginan,pilihlah
menu Add.Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan
dengan menekan menu Insert.Tekan OK untuk mengakhiri,
11. Setelah proses
itu selesai,isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan
menu new entry.Untuk mengakhiri tekan OK,
12. Secara otomatis akan muncul menu Save.Simpanlah data
yang tadi telah dibuat,misalnya di “My Document”.Beri nama file data
tersebut,misalnya “latihan Mail Merge”.Setelah itu akan muncul menu data yang
dimasukkan pilihlah OK,
13. Namun jika menemukan ada data yang salah saat anda
masukkan,maka klik nama file yang ada di kolom data source.Lalu pilih menu
Edit,
14. Jika sudah kembali ke lembar kerja MS Word,pilihlah menu
Insert Merge Field,
15. Masukkan judul data pada tempat yang sesuai.Misalnya
nama dimasukkan setelah kata “kepada”.
16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Result
hasilnya,
17. Untuk mencetak dokumen yang dibuat klik “Office
button”.Kemudian pilih Print,
18. Muncul kotak dialog Print.Pilih jenis printer pada kotak
Name.Pada Page range pilih “All” untuk mencetak semua halaman,pilih Current
page untuk mencetak halaman yang
ditampilkan,dan kotak Copies untuk jumlah salinan dokumen yang akan dicetak.
19. Klik OK untuk mencetak.
